CONTEXTO
La estructuración, diseño e implementación del Sistema de Administración de la Planta Física de la Universidad Distrital SAPF-UD, surge de la necesidad de dar solución a las problemáticas detectadas a nivel institucional relacionadas con la gestión de la infraestructura física y en concordancia con las exigencias normativas del Plan Maestro de Desarrollo Físico (Resolución CSU 015 de 2009) en cuanto a la "Sostenibilidad de la Infraestructura Física", regulada por la Política N° 7 de dicho plan, la cual establece : "Se implementara un Sistema Integral para la Planeación, Administración y Protocolo de Mantenimiento de la Planta Física general, apoyado en un sistema (SIG) Institucional de georreferenciación y codificación de cada uno de los espacios que contiene la Universidad, de tal forma que se reglamente la organización espacial, el uso y administración de los espacios para el óptimo funcionamiento de la infraestructura Institucional.".
DEFINICIÓN
El Sistema de Administración de la Planta Física de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas articula y establece los medios tecnológicos, normativos y procedimentales necesarios para gestionar la red de sedes que conforman el Campus Universitario.
OBJETIVOS
• Mejorar las condiciones y la calidad de vida de la comunidad universitaria garantizando una infraestructura física suficiente y con altas especificaciones de habitabilidad, seguridad, accesibilidad y salubridad, para el desarrollo de las actividades propias de la institución.
• Cumplir con las características y estándares de infraestructura física requeridos por las entidades encargadas de vigilar el servicio de educación superior en el país (CNA-ICFES), coadyuvando a los procesos de acreditación Institucional y registros calificados.
COMPONENTES
Los Componentes Estructurantes del sistema son los actores, la planta física y las acciones, se denominan estructurantes debido a son el eje fundamental que representa la realidad y la problemática de la gestión y administración de la planta física, además de ser el objetivo que el Sistema pretende controlar y regular.
Los Componentes Reguladores son los procedimientos y/o instrumentos normativos, elementos que organizan, definen y reglamentan el comportamiento de las interacciones que se dan en el sistema, permitiendo así un seguimiento y control a las acciones sobre la planta física en el marco de la implementación del Sistema de Gestión de la Universidad Distrital – SIGUD, que es "el conjunto de acciones y herramientas que sirven como pilar fundamental para dar cumplimiento a los objetivos misionales, garantizar la satisfacción de las necesidades y expectativas de la comunidad universitaria y la sociedad en general, mediante la implementación y mejora continua de la gestión de procesos"
El Componente Articulador corresponde al Sistema de Información Geográfico Institucional, como instrumento que permite el control y seguimiento estandarizado e integral sobre cada uno de los procedimientos de gestión. Es el elemento neurálgico debido a que brinda el soporte tecnológico y de información necesario para la actuación y funcionamiento integral del sistema, basado en una herramienta institucional que permite gestionar los datos asociados a las instalaciones físicas del campus universitario, mediante una representación geométrica debidamente georreferenciada, que permite la interacción, manipulación, modelamiento, análisis, consulta y visualización mediante el acceso a bases de datos espaciales debidamente estructuradas y que garanticen la calidad de la información geográfica.
PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN
La infraestructura física institucional se compone de las áreas construidas y áreas libres al interior de los lotes de terreno ocupados por las diferentes Sedes que conforman el Campus Universitario, ya sea en condición de propiedad, comodato, arrendamiento o provenientes de cesión a título gratuito. Los siguientes son los hechos que se denominan procedimientos de gestión y que alteran el patrimonio de la Universidad transformando la infraestructura física existente
Planificación: Se refiere al proceso sistemático de toma de decisiones para el desarrollo gestión de la planta física, en cumplimiento de los objetivos misionales de la institución, a partir de la proyección de nuevos espacios, la implementación de herramientas tecnológicas y procesos que aseguren la eficiencia y la calidad del servicio.
Incorporación: Este es el proceso mediante el cual se incorporan nuevas sedes al Sistema del Campus Universitario, mediante las modalidades de cesión, comodato, arrendamiento o compra.
Intervención: Abarca acciones de transformación de la estructura interna de la infraestructura para el mejoramiento y/o construcción de las edificaciones. Este procedimiento de gestión de la planta física está representado por, la construcción de nuevas edificaciones, ampliaciones, remodelaciones y/o adecuaciones para mejorar o adecuar el funcionamiento de un espacio físico y optimizar sus condiciones y capacidades, y la rehabilitación de edificaciones es decir el conjunto de operaciones que se ejecutan con el fin de prolongar la vida útil de una edificación además de recuperar su aspecto, uso y función.
Asignación: Proceso mediante el cual se distribuyen los espacios físicos de la Universidad Distrital con base en criterios de optimización, estándares y las características arquitectónicas del espacio, de acuerdo a los requerimientos institucionales.
Gestión de la Información de la Planta Física: Conjunto de procesos que permiten regular y controlar el ciclo de vida de la información de la planta física de la Universidad, este procedimiento y los demás, se soportan en un Sistema de Información Geográfica Institucional que permite el acceso, administración, procesamiento, análisis y producción de información geográfica para la toma de decisiones en cuanto a la gestión de la infraestructura física institucional.