Objetivo

Garantizar la correcta planeación, organización, manejo, control y funcionamiento de la gestión documental, desde la producción hasta la disposición final de los documentos físicos, electrónicos e híbridos, en los archivos de gestión y central, que en su conjunto conforman el archivo total de la Universidad Distrital, de forma lógica de acuerdo con la naturaleza y fines de la Universidad, cumpliendo con los estándares técnicos para el tratamiento de los documentos y la legislación vigente, para proteger el patrimonio documental, preservar los archivos en las mejores condiciones de acceso y seguridad, y garantizar la disponibilidad a la academia, la comunidad en general y del mejoramiento institucional.

Alcance

El proceso inicia con la planeación estratégica de la gestión documental y finaliza con la evaluación, seguimiento y control de la implementación de las políticas, directrices y procesos técnicos de la misma. Aplica a todas y cada una de las Unidades Académico y/o Administrativas de la Universidad.

Líder(es) Secretario General
Gestor(es)
Jefe de la Sección de Actas, Archivo y Microfilmación
Planear
 

Formular Lineamientos, Programas, proyectos, Políticas e Instrumentos Archivísticos de la Gestión Documental.

Hacer
 

Implementar los Lineamientos de la Gestión Documental, establecidos en el Programa de Gestión Documental - PGD.

Verificar
 

Evaluar y controlar las Políticas de Gestión Documental, Programa de Gestión Documental - PGD, y  Plan Institucional de Archivos - PINAR  y demás Instrumentos Archivísticos.

Actuar
 

Implementar planes de mejoramiento que surjan de la revisión efectuada al proceso de todos LOS programas y proyectos establecidos en el PGD y el PINAR.


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Gestión Documental (GD)

Caracterización

Caracterización del proceso  

Manuales

GD-MG-001, Manual para la Organización de los Archivos de Gestión  

Procedimientos

GD-PR-001, Planeación de la Gestión Documental  
GD-PR-002, Elaboración Tablas de Retención Documental – TRD  
GD-PR-003, Producción de la Gestión Documental  
GD-PR-004, Gestión y Trámite  
GD-PR-005, Organización del Archivo de Gestión  
GD-PR-006, Organización del Archivo Central  
GD-PR-007, Organización del Fondo Documental Acumulado – FDA  
GD-PR-008, Transferencias Documentales Primarias  
GD-PR-009, Control de Registros  
GD-PR-010, Préstamo Y Consulta de Documentos  
GD-PR-011, Eliminación de Documentos  
GD-PR-012, Selección de Documentos  
GD-PR-013, Digitalización de Documentos  
GD-PR-014, Preservación a Largo Plazo  
GD-PR-015, Valoración  
GD-PR-016, Transferencias Documentales Secundarias  

Programas

GD-PG-001, Programa de Gestión Documental - PGD  
GD-PG-002, Plan Institucional de Archivos - PINAR  

Formatos

GD-PR-001-FR-001, Cuadro de Caracterización Documental  
GD-PR-001-FR-002, Cuadro de Clasificación Documental  
GD-PR-001-FR-003, Fichas de Valoración Documental y Disposición Final  
GD-PR-001-FR-004, Tablas de Retención Documental  
GD-PR-001-FR-005, Fichas de Valoración Documental para Fondos Documentales Acumulados  
GD-PR-001-FR-006, Tablas de Valoración Documental  
GD-PR-001-FR-007, Formato Único de Inventario Documental – FUID  
GD-PR-005-FR-008, Hoja de Control de Expediente  
GD-PR-005-FR-009, Formato Rótulo de Carpeta para Archivo  
GD-PR-005-FR-010, Formato Rótulo de Caja para Archivo  
GD-PR-010-FR-011, Formato Solicitud de Servicio de Archivo  
GD-PR-010-FR-012, Formato Planilla Control de Préstamo  

Indicadores

Indicadores del proceso  

Mapa de Riesgos

Mapa Integral de Riesgos  

Normograma

Normograma