Objetivo Garantizar la correcta planeación, manejo, control, organización y funcionamiento de la gestión documental y la administración de las diferentes unidades documentales de la Universidad Distrital, de forma lógica de acuerdo con la naturaleza y fines de la Universidad, cumpliendo con los estándares para el tratamiento de los documentos y la legislación vigente, para proteger el patrimonio documental, preservar los archivos en las mejores condiciones de acceso y seguridad, y asegurar la disponibilidad a la academia, la comunidad en general y del mejoramiento institucional.
Alcance El Proceso inicia con la planeación estratégica de la gestión documental y finaliza con el seguimiento y evaluación de la implementación de las directrices y procesos técnicos de la misma. Aplica a todas y cada una de las dependencias de la Universidad.
Líder(es) Secretario General
Gestor(es)
Jefe de la Sección de Actas, Archivo y Microfilmación
Planear
 
Formular la Politica de Gestión, los lineamientos para la producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de documentos, la construcción de las Tablas de Retención Documental, del  y Cuadros de valoración Documental y el programa de Conservación Documental.
Hacer
 
Implementar la Politica, los lineamientos y los programas de Gestión documental, ejecutar el Plan de Acción, ejecutar el cronograma de transferencias documentales y elaborar el inventario documental.
Verificar
 
Verificar el cumplimiento de los criterios, establecidos en las políticas, lineamientos y Programas de Gestión Documental, Hacer seguimiento a la aplicación de las Tablas de Retención documental (TRD) y Cuadros de valoración Documental (CVD) por Proceso.
Actuar
 
Implementar planes de mejoramiento que surjan de la revisión efectuada al proceso;  Realizar las actualizaciones y/o ajustes de las Tablas de Retención Documental (TRD) y Cuadros de valoración Documental (CVD) de acuerdo a los cambios en los procedimientos y reformas organizacionales.


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Gestión Documental (GD)

Caracterización

CPA-GD-08, Gestión Documental  

Manuales

GD-MG-001, Manual para la Organización de los Archivos de Gestión  

Procedimientos

GD-PR-001, Organización de Fondos Documentales Acumulados  
GD-PR-002, Préstamo y Consulta de Documentos  
GD-PR-003, Organización Documental de Archivos de Gestión  
GD-PR-004, Microfilmación o Digitalización de Expedientes  
GD-PR-005, Transferencias Documentales Primarias  
GD-PR-006, Eliminación de Series o Documentos en Archivos de Gestión  
GD-PR-007, Transferencias Documentales Secundarias  
GD-PR-008, Conservación Documental  
GD-PR-009, Control de Registros  

Formatos

GD-PR-003-FR-001, Formato Inventario Documental  
GD-PR-002-FR-002, Planilla de Control de Préstamo  
GD-FR-003, Tabla de Retención Documental  
GD-PR-008-FR-004, Formato Rotulo de Carpeta para Archivo  
GD-PR-008-FR-005, Formato Rotulo CAJAX-200  

Indicadores

GD-001, Oportunidad en la prestación de servicio de consulta y préstamo de documentos de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas que custodia y administra el Archivo Central  
GD-002, Transferencias documentales primarias  
GD-003, Utilización de espacio de almacenamiento y custodia  

Mapa de Riesgos

Subsistema de Gestión de Calidad (SGC)  
Subsistema de Gestión Ambiental (SGA)  
Subsistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST)  
Subsistema de Seguridad de la Información (SGSI)  
Riesgos de Corrupción  

Normograma

Normograma del Proceso